La visioconférence simplifie le travail d’équipe. L’entreprise économise des frais de déplacement et les employés gagnent du temps. Cependant, afin que les vidéoconférences se déroulent avec succès, les entreprises doivent choisir une technologie professionnelle et les participants doivent se familiariser avec les caractéristiques des conférences.

Une séance ou une réunion en visioconférence nécessite d’avoir une personne qui aura le rôle d’animateur, de modérateur. La gestion des interventions des différents participants doit être prise en compte pour ne pas avoir une réunion inaudible, où tout le monde parle en même temps et où les bruits extérieurs viennent polluer l’ensemble.

Quelques règles simples sont à respecter et à faire respecter :

• Rappelez le sujet de la réunion et éventuellement son contexte
• Expliquez clairement l’objectif à atteindre
• Expliquez son déroulé, sa durée, voire les spécificités de la méthode que vous voulez employer
• Précisez les rôles (animation bien sûr, mais aussi contrôle du temps, prise de notes, et enfin écoute et participation actives pour les autres participants)
• L’utilisation des outils de tchat est conseillée pour poser des questions ou faire des remarques lors de l’intervention d’un autre participant.